How to Chair an Effective Meeting

Pilihan Jadwal Training:


Fee:
Tentative tempat training di Jakarta : Arion Swiss Belhotel, Kemang / THE 1O1 Hotels & Resorts / Park Hotel Jakarta

Dalam pelaksanaan sebuah Rapat, hal-hal berikut ini masih banyak ditemui, yaitu :

Rapat terlalu sering diadakan sehingga yang terjadi, belum sempat melaksanakan hasil rapat terdahulu, sudah disusul dengan rapat yang baru ; atau yang terjadi sebaliknya yaitu rapat baru diadakan jika ada masalah.

Kasus lain yang terjadi rapat dilangsungkan berjam-jam, bertele-tele, serta melenceng dari sasaran yang telah ditetapkan atau Pemimpin rapat membiarkan perdebatan silang di antara peserta sehingga bukan membuat suasana rapat hidup, tapi menjadi ramai dengan debat kusir bahkan Rapat seringkali bukan menjaring saran dari peserta tapi hanya menyampaikan sikap yang sudah ditetapkan pemimpin rapat (Meeting berubah menjadi Briefing – Terutama jika pemimpin rapat adalah atasan peserta rapat)

Sasaran Pelatihan

Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan :

  • Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang bagaimana merencanakan dan menyelenggarakan sebuah rapat atau pertemuan secara profesional dengan perencanaan yang matang, cermat dan sistimatis
  • Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang tehnik memimpin sebuah rapat, sehingga rapat tidak bertele-tele dan mencapai sasaran atau efektif
  • Dengan adanya kesempatan peserta untuk Praktek Memimpin Rapat, diharapkan setiap peserta akan memiliki keterampilan praktis dalam memimpin rapat di tempat kerja masing-masing

Outline Materi

  1. Pengertian Rapat (Meeting), serta perbedaannya dengan Briefing
  2. Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi
  3. Kapan Rapat diperlukan
  4. Jenis-jenis Rapat
  5. Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat
  6. Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan sebuah Rapat
  7. Langkah-langkah yang perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat
  8. Bagaimana langkah-langkah dibuat dalam format Action Plan
  9. Tehnik mengecek progres persiapan penyelenggaraan Rapat
  10. Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi
  11. Penerapan Sifat Dasar Manusia dalam berkomunikasi dalam memimpin Rapat
  12. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam Memimpin Rapat
  13. Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam sebuah Rapat
  14. Proses tahap demi tahap dalam memimpin Rapat
  15. Tehnik mengutarakan Pendahuluan untuk menarik perhatian peserta Rapat
  16. Tehnik menghadapi tipe-tipe peserta Rapat yang beragam
  17. Bagaimana mengendalikan Rapat agar tidak melenceng dan bertele-tele
  18. Bagaimana membuat Kesimpulan dlm bentuk Notulen Rapat
  19. Cara melakukan follow up hasil Rapat

Jadwal Pelatihan

Hari ke-1

•          08.30 – 10.00 :

– Sambutan Selamat datang oleh Organizer

– Pidato pembukaan oleh Management

– Pendahuluan Program (Latar Belakang & Sasaran)

– Pengertian Meeting (Rapat) dan bedanya dengan Briefing

– Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi

– Kapan Rapat diperlukan

– Mengenal jenis-jenis Rapat

•          10.15 – 12.00 :

– Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat

– Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan Rapat

– Langkah yg perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat

– Bagaimana membuat Action Plan yang detail

– Cara mengecek progres aktivitas persiapan Rapat

•          13.00 – 15.00 :

– Latihan: Peserta diminta membuat Rencana

Penyelenggaraan sebuah Rapat Kerja Tahunan dengan

mengguakan proses yg telah dipelajari

– Presentasi : Setiap grup mempresentasikan hasil latihan

•          15.15 – 17.00 :

– Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi

– Penerapan Sifat Dasar Manusia dalamm berkounikasi

– Hal-hal yg perlu disiapkan dalam memimpin Rapat

– Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam Rapat

– Latihan: Peserta diminta membuat Meeting Planner  sebagai

pedoman interkasi dalam memimpin Rapat

– Presentasi : Setiap grup mempresentasikan hasil latihan

Hari ke-2

•          08.30 – 10.00  :

– Proses tahap demi tahap dlm memimpin Rapat

– Tehnik menyampaikan Pendahuluan Rapat

– Tehnik menghadapi berbagai tipe peserta Rapat

– Bagaimana mengendalikan rapat agar tdk melenceng

– Latihan : Setiap peserta diminta utk melakukan INTRO

•          10.15 – 12.00 :

– Bagaiman membuat kesimpulan dan kesepakatan Rapat

– Bagaimana membuat Notulen rapat yg praktis

– Bagaimana mengecek dan follow up hasil Rapat

– Latihan: Masing-masing peserta secara individual diminta membuat Meeting Planner

dan memilih topik yang akan dibahas dalam Praktek Memimpin Rapat

•          13.00 – 15.00  :

– Praktek :  Memimpin Rapat

•          15.15 – 17.00  :

– Praktek :  Memimpin Rapat

Facilitator

Semba Biawan

Semba Biawan yang terakhir bekerja dan mengakhiri masa tugasnya di Coca-Cola Indonesia dan Coca-Cola Amatil Indonesia Kantor Pusat Jakarta,  – di mana ia bekerja selama hampir 10 tahun sebagai National Learning &Development Manager, memiliki pengalaman kerja lebih dari 35 tahun pada posisi manajerial di bidang Human Resources & Training di perusahaan Nasional dan Multinasional.Ia memulai karir manajerialnya di thn 1976 sebagai Human Resources Manager di sebuah Industri Tekstil yang dikelola oleh Bancom dari Pilipina, kemudian bekerja di  Hotel berbintang yang bermata rantai internasional yaitu di Regent International, Beufort International, Mandarin Oriental, dan  Melia  Sol.Ia belajar di National Hotel Institute (NHI) Bandung, lebih dari 36 tahun yang lalu (lulus dengan peringkat terbaik – best student), selanjutnya mengikuti berbagai Management Development Program dan Seminar baik di dalam maupun di luar negeri, antara lain :

  • Management Development Program, oleh Prof. Alejandro Reyes of Asian Institute of Management  (AIM),  Manila, Philippines
  • Train the Trainer Program, oleh Mr. Gianfranco Astory of Lausanne Hotel School, Switzerland – Best Student
  • Supervisory Development on Communication, oleh Mr. Sandy Strayer of Inter-Continental Hotels Corporation, Jakarta
  • Leadership and Influence, oleh DR. Roger Gill of Dimension Development International (DDI), Hongkong.
  • Negotiation & Sales Presentation, oleh Director of Customer Service of The Coca-Cola Company, Pacific Group, Kuala Lumpur
  • Dealing With Changes, a psychological training program, oleh Pacific Institute, Perth, Australia
  • Effective Way In Learning Process, oleh Mr. Rolando Alpe of Leading Consulting Network, Makati, Manila
  • OptimaLearning, oleh DR. Ivan Barzakov, specialist in research on the roles of music in learning process, Jakarta.
  • Subliminal Dynamic, learn about function of sub-conscious part of the brain in learning process, oleh Mr. Richards L. Welch, K Lumpur

Hampir di semua perusahaan di mana ia bekerja, selalu mulai dari periode pre-opening dan sebagai opening team terlibat dalam proses merancang dan setting up system & prosedur di bidang Human Resources & Training. Pada saat ia masih aktif di bidang perhotelan, ia berkesempatan memberi training selama 3 bulan  kepada para  Manager dari hotel di bawah PT. HII, dan ia terpilih sebagai Best Trainer  (berdasarkan penilaian peserta) di antara 10 trainer yang ada.

Setelah hampir 10 tahun bekerja di Coca-Cola, Semba Biawan kini memiliki aktivitas sebagai Independent Senior Consultant di bidang  Learning & People Development, yang hingga kini telah memberi training kepada ribuanorang dari ratusan perusahaan.

Selama bekerja di Coca-Cola, Semba biawan terlibat dalam peroses merencanakan, merancang, meluncurkan,dan memberikan Program Training untuk para karyawan Coca-Cola seluruh Indnesia terutama para staf di bidang Sales & Distribusi, yaitu Sales Center Manager, Sales Supervisor, dan Salesman, di samping ia juga terlibat dalam peroses merancang Coca-Cola National Learning Center.

Sampai dengan saat ini ada lebih dari 30 Program Training yang telah dirancang dan diberikan (baik secara In-House maupun Public) yang berkaitan dengan Leadership & Komunikasi, Sales & Distribusi, Customer Service, Human Resources Management & Training Management, Problem Solving &  Decision Making, dan soft skills lainnya  (lihat Daftar Klien untuk In-House Training, terlampir).

Di luar tugas pokoknya, Semba Biawan sejak masih di Coca-Cola hingga saat ini sering diminta untuk menjadi pembicara (speaker) di berbagai  seminar manajemen  yang diselenggarakan oleh Seminar Organizer, Educational Institutions dan  Professional Associations, di samping ia juga banyak menulis di majalah dan surat kabar antara lain di Suara Karya, Bali Post, Bulletin Ekonomi BAPINDO, Majalah Psikologi ANDA, dan Majalah
SWA, dan pada tahun 2007 ia menulis buku tentang Leadership & Komunikasi yang berjudul “Your Words Your Power” yang diterbitkan oleh Gramedia Group, diikuti oleh bukunya yang kedua yang diterbitkan oleh penerbityang sama (Gramedia Group) pada Maret 2013  yang berjudul : “Teknik Menjual Diri – Dalam Merebut Lowongan Kerja” .

Peserta

Semua peserta DIWAJIBKAN membawa Laptop/Notebook

 

Hubungi Kami
Ms. Ori / Ms. Riri
Phone    : 021-7919 8730 / 7919 4462
Fax        : 021-79198740
Email     : cs@lembagatraining.com

Form Registrasi

* Required information.

Topik

Tanggal
Tipe
Nama*
Job Title
Perusahaan

Alamat Perusahaan

Email*
Telepon Mobile*
Telepon/Ext
Fax
Pesan
captcha